Une soumission envoyée depuis une adresse Gmail gratuite et la même soumission envoyée depuis un courriel professionnel comme info@votreentreprise.ca n’inspirent pas la même confiance. Le client ne se pose même pas la question consciemment. Il trie.
Un courriel professionnel à votre nom de domaine, c’est donc la base. La vraie question, c’est où il vit. Pour une PME, deux options reviennent presque toujours : le courriel inclus avec votre hébergement web, ou Microsoft 365. Elles ne sont pas équivalentes, et le mauvais choix se paie surtout au bout de deux ou trois ans.
Deux façons d’obtenir une adresse courriel professionnelle
Votre nom de domaine ne contient pas vos courriels. Il contient des instructions, dont une entrée appelée MX, qui indique au reste d’Internet vers quel serveur envoyer le courrier adressé à votreentreprise.ca. Si la différence entre domaine et hébergement vous semble floue, notre article sur la différence entre nom de domaine et hébergement l’explique simplement.
Pour avoir un courriel avec nom de domaine, il faut donc deux choses : le domaine lui-même, et un service qui reçoit et conserve les messages. C’est ce service qu’il faut choisir.
Première option : les boîtes sont créées sur le même serveur que votre site web, dans le panneau de contrôle de l’hébergement. Vous les lisez dans Outlook, Apple Mail ou un webmail, par le protocole IMAP.
Deuxième option : les boîtes sont hébergées chez Microsoft, dans Exchange Online, avec l’ensemble des services Microsoft 365 autour. Le site web reste chez votre hébergeur. Les deux vivent séparément.
Le courriel d’hébergement : simple, mais vite limité
Son avantage principal, c’est le prix. Il est souvent inclus dans le forfait d’hébergement, sans frais par utilisateur. Pour une seule adresse qui reçoit quelques messages par jour, ça peut faire l’affaire.
Les limites apparaissent avec le temps.
L’espace disque est partagé avec le site. Sur un petit forfait de quelques centaines de mégaoctets, quelques années de pièces jointes suffisent à tout remplir, et c’est le site qui finit par en souffrir.
IMAP synchronise les courriels, mais pas le calendrier ni les contacts. La personne qui ajoute un rendez-vous sur son cellulaire ne le retrouve pas sur son ordinateur. Et un calendrier partagé entre collègues, oubliez ça.
La réputation d’envoi est partagée. Sur un serveur mutualisé, plusieurs clients envoient leurs courriels depuis la même adresse IP. Si le site WordPress piraté d’un voisin se met à envoyer du pourriel, cette adresse peut se retrouver sur des listes noires, et vos soumissions finissent dans les indésirables de vos clients. On explique ce mécanisme dans notre article sur les courriels qui tombent dans les indésirables.
Le site et le courriel sont liés. Si le serveur tombe, les deux tombent. Le jour où vous changez d’hébergeur, il faut migrer les deux en même temps, ce qui complique l’opération.
La sécurité, enfin. La plupart des boîtes IMAP classiques n’exigent qu’un mot de passe pour se connecter depuis Outlook ou un téléphone. Un mot de passe volé suffit.
Microsoft 365 : plus cher, mais conçu pour une équipe
Chez Techno-Cloud, Microsoft 365 Business Basic commence à 9,72 $ par utilisateur par mois, en paiement mensuel. Pour ce prix, chaque personne a une boîte de courriel dont la taille principale passe de 50 à 100 Go en 2026 (Microsoft déploie ce changement graduellement), 1 To de stockage OneDrive, Teams, et un calendrier et des contacts synchronisés partout : ordinateur, cellulaire, navigateur.
Ce qui distingue le courriel Microsoft 365 au quotidien, c’est surtout la gestion.
Une adresse comme info@ ou factures@ peut devenir une boîte partagée, consultée par plusieurs personnes, sans licence supplémentaire. Quand un employé quitte l’entreprise, on bloque son compte et on convertit sa boîte en boîte partagée : ses courriels restent dans l’entreprise, et un collègue peut prendre le relais. La double authentification s’active pour tous les comptes. Et comme le courriel ne dépend plus de votre hébergeur web, vous pouvez changer d’hébergeur sans toucher à une seule boîte.
Pour une équipe de quatre personnes sur Business Basic, le calcul donne 38,88 $ par mois, soit environ 467 $ par année. C’est plus que zéro. C’est aussi moins que ce que coûte une demi-journée perdue à chercher le contrat qu’un ancien employé avait dans sa boîte personnelle.
Quel courriel professionnel choisir? Notre recommandation
Vous travaillez seul, avec peu de courriels et sans calendrier à partager? Le courriel d’hébergement peut suffire, à condition d’avoir un forfait avec assez d’espace et un mot de passe long, utilisé nulle part ailleurs.
Dès que vous êtes deux ou plus, prenez Microsoft 365 Business Basic. Même chose si un employé lit ses courriels sur son cellulaire, ou si vous partagez un calendrier. Si l’équipe a besoin de Word et d’Excel installés sur l’ordinateur, regardez plutôt Business Standard ; on compare les forfaits dans notre article sur Business Basic, Standard et Premium.
Deux choses à éviter. La première : faire rouler votre courriel d’entreprise sur des adresses Gmail ou Outlook.com personnelles. Le jour où la personne part, les échanges avec vos clients partent avec elle. La deuxième : mélanger les deux options, avec une partie de l’équipe sur l’hébergement et l’autre sur Microsoft 365, pour le même domaine. Un domaine n’a qu’une destination principale pour son courrier, et faire cohabiter deux systèmes demande une configuration de routage que peu de PME ont envie d’entretenir.
Ce qui doit être bien réglé, peu importe l’option
Trois enregistrements DNS doivent être en place sur votre domaine : SPF, DKIM et DMARC. Ils prouvent aux serveurs qui reçoivent vos messages que ceux-ci viennent bien de vous. Depuis février 2024, Gmail exige d’ailleurs qu’un expéditeur ait au moins SPF ou DKIM configuré, faute de quoi ses messages risquent d’être refusés ou classés comme pourriels.
Vérifiez aussi à qui appartient votre nom de domaine. Il doit être au nom de votre entreprise, dans un compte auquel vous avez accès. Pas au nom d’un ancien fournisseur ou d’un employé parti depuis longtemps.
Pour passer à Microsoft 365 sans perdre vos anciens courriels, consultez nos services Microsoft 365 : on s’occupe de la migration, de la configuration du domaine et de la sécurité.