Vendredi, 16 h. La personne qui « s’occupe de l’informatique » au bureau lance la migration vers Microsoft 365 en changeant le MX du domaine, ferme son ordinateur et part pour la fin de semaine. Lundi matin, la moitié de l’équipe n’a plus ses anciens messages, le calendrier partagé a disparu et le photocopieur n’envoie plus les numérisations.
Une migration vers Microsoft 365 n’est pas compliquée. Elle est surtout une question d’ordre. Le changement DNS prend cinq minutes; c’est tout ce qui se fait avant et après qui décide si vos employés vont remarquer quelque chose.
Voici la séquence qu’on suit chez Techno-Cloud pour une PME de 3 à 30 personnes qui quitte un courriel d’hébergement (cPanel, DirectAdmin, Zimbra ou autre) ou un vieux serveur Exchange.
Avant la migration : faites l’inventaire de ce que vous avez vraiment
On ne migre bien que ce qu’on connaît. Avant de toucher à quoi que ce soit, dressez la liste suivante :
- toutes les boîtes de courriel actives, avec leur taille approximative;
- les alias et les redirections (ventes@, info@, factures@) et vers qui ils pointent;
- les boîtes partagées ou les comptes génériques que plusieurs personnes consultent;
- qui gère le DNS du domaine, et si vous avez réellement le mot de passe du registraire;
- les appareils et logiciels qui envoient des courriels tout seuls : imprimante multifonction, formulaire du site web, logiciel comptable, système d’alarme.
Ce dernier point est celui qu’on oublie presque toujours. Un photocopieur configuré en SMTP sur l’ancien serveur va continuer d’envoyer là, et personne ne le remarquera avant qu’une numérisation de facture manque.
Le cas typique : un cabinet de comptables à Saint-Raymond avec huit employés, dont deux qui ne font que lire info@. Sur papier, huit boîtes. En réalité, six licences, une boîte partagée gratuite et trois alias. La différence se paie chaque mois.
Quelle méthode de migration choisir?
Il y a trois façons courantes de déplacer les messages vers Microsoft 365.
La migration IMAP vers Microsoft 365, l’outil intégré
C’est l’outil inclus dans le centre d’administration d’Exchange Online, le service de courriel de Microsoft 365. Il se connecte à l’ancien serveur en IMAP et copie les dossiers de courriels. Il est gratuit et fonctionne avec à peu près n’importe quel hébergeur.
Sa limite est nette : il ne déplace que les courriels. Les contacts, les calendriers et les tâches restent derrière. Microsoft documente aussi un plafond de 500 000 éléments par boîte et une taille maximale de 35 Mo par message. Pour la plupart des PME, ce n’est pas un problème. Pour une boîte de 15 ans pleine de plans d’architecte, ça peut l’être.
Un outil de migration tiers
Des outils payants transfèrent aussi les contacts et les calendriers, et gèrent mieux les synchronisations répétées. Pour une équipe qui vit dans son agenda partagé, c’est souvent la bonne décision. Le coût par boîte est faible comparé aux heures passées à exporter et réimporter à la main.
Depuis un serveur Exchange existant
Si vous quittez un Exchange sur place, Microsoft offre des méthodes propres à Exchange qui conservent tout le contenu des boîtes. C’est un autre type de projet, qu’on planifie au cas par cas.
Notre avis : pour un courriel d’hébergement classique avec peu de calendriers partagés, l’IMAP suffit, à condition d’exporter les contacts séparément. Dès qu’il y a des agendas importants, prenez un outil tiers.
Les étapes d’une migration vers Microsoft 365, dans l’ordre
- Vérifier le domaine dans Microsoft 365. Microsoft vous donne un enregistrement TXT à ajouter au DNS. Tant que le domaine n’est pas vérifié, rien d’autre n’avance.
- Créer les utilisateurs et leur attribuer une licence. Les boîtes doivent exister dans Microsoft 365 avant le début de la copie. Créez aussi les boîtes partagées et les alias.
- Baisser la durée de vie (TTL) de l’enregistrement MX à quelques minutes, au moins 24 heures avant la bascule. Ça permet au changement de se propager vite le jour J.
- Lancer une première synchronisation pendant que tout le monde travaille encore sur l’ancien système.
- Basculer le DNS : nouvel enregistrement MX fourni par Microsoft, enregistrement Autodiscover, et mise à jour du SPF.
- Lancer une synchronisation finale pour récupérer les messages arrivés sur l’ancien serveur pendant la propagation.
- Configurer Outlook et les téléphones, puis rediriger l’imprimante, le formulaire web et les autres appareils vers les nouveaux paramètres d’envoi.
- Activer DKIM et publier une politique DMARC pour que vos messages ne finissent pas dans les indésirables de vos clients.
L’étape 8 se fait souvent « plus tard ». Plus tard arrive rarement. On en parle en détail dans notre article sur les courriels qui tombent dans les indésirables.
Le jour de la bascule : que deviennent les messages en transit?
Changer l’enregistrement MX prend quelques secondes, mais Internet ne l’apprend pas d’un seul coup. Pendant quelques heures, certains serveurs expéditeurs livrent déjà chez Microsoft, d’autres encore chez l’ancien hébergeur. C’est normal. Rien n’est perdu si l’ancienne boîte reste active et que vous faites la synchronisation finale.
Le vrai risque, c’est d’annuler l’ancien hébergement le même jour. Gardez-le au moins deux semaines après la bascule. Ça vous laisse un filet si un dossier n’a pas suivi.
Faites la bascule en fin de journée, en semaine. Pas le vendredi. Si quelque chose cloche, vous voulez que les gens soient au bureau le lendemain matin pour le signaler, pas trois jours plus tard.
Contacts, calendriers et fichiers PST : ce qu’on oublie
Avec une migration IMAP, chaque utilisateur doit récupérer ses contacts lui-même, ou quelqu’un doit le faire pour lui. Le format le plus simple est un export CSV ou vCard depuis l’ancien webmail, réimporté dans Outlook.
Les calendriers s’exportent en fichier ICS, mais les réunions importées perdent souvent leur lien avec les participants.
Reste le cas des vieux fichiers PST qui traînent sur un poste depuis 2014. Microsoft 365 inclut une boîte d’archive en ligne, dont la capacité varie selon la licence, ce qui permet de sortir ces archives des disques durs locaux. Si vous avez beaucoup de volume à archiver, regardez la comparaison entre Business Basic, Standard et Premium avant d’acheter.
Les erreurs qu’on voit le plus souvent
La première : migrer sans activer la double authentification. Un compte Microsoft 365 sans deuxième facteur est une cible facile, et une boîte fraîchement migrée contient des années de factures et de coordonnées de clients. Activez-la la journée même, pas le mois prochain.
La deuxième : laisser deux enregistrements SPF dans le DNS, l’ancien et le nouveau. Un domaine ne doit en avoir qu’un seul. Deux, et les serveurs de réception considèrent le SPF comme invalide.
La troisième : oublier que le site web envoie aussi des courriels. Le formulaire de contact, les confirmations de commande WooCommerce ou les avis de rendez-vous passent souvent par le serveur web. Si le SPF ne l’autorise plus, ces messages commencent à disparaître sans bruit.
La quatrième : acheter une licence pour chaque adresse. Une adresse comme info@ ou rh@ peut presque toujours être une boîte partagée, sans licence, consultée par les personnes concernées.
Peut-on migrer ses courriels vers Microsoft 365 soi-même?
Pour deux ou trois boîtes, avec un peu d’aisance en DNS, vous pouvez suivre les étapes ci-dessus seul. Au-delà, ou s’il y a des calendriers partagés et des appareils qui envoient des courriels, le temps passé à corriger les oublis dépasse vite le coût d’une migration courriel encadrée.
Chez nous, la migration vers Microsoft 365 fait partie de l’offre Microsoft 365, avec la configuration du domaine, de SPF, DKIM et DMARC, et de la double authentification. Les licences Business Basic commencent à 9,72 $ par utilisateur par mois.
Envoyez-nous la liste de vos boîtes et le nom de votre hébergeur actuel par la page Parler à un expert. On vous revient avec un plan de bascule et une date.